Training hari ini melanjutkan schedule yang kemarin untuk melakukan simulasi proses audit. Dari 18 orang dikelompokkan menjadi empat kelompok yang mendapat tugas audit di bagian yang ditentukan. Kelompok saya mendapat tugas audit di bagian kualifikasi supplier baru dan evaluasi supplier lama. Terlebih dahulu kami membuat check list sebagai alat bantu interview terhadap auditee (orang yang diaudit), meskipun begitu interview yang dilakukan gak saklek pada check list tersebut. Jadi bentuk pertanyaan yang diajukan merupakan pertanyaan terbuka, sehingga auditee bisa bercerita panjang lebar. Sayangya simulasi ini diberikan waktu yang singkat, hanya 25 menit saja. Jadi kami harus berpacu dengan waktu untuk melakukan interview dengan sistematis dan detail.

Setelah proses interview selesai, kami membuat report temuan ketidaksesuaian terhadap standard ISO 9001:2000. Tentunya temuan tersebut harus memenuhi PLOR (Problem, Location, Objective, Requirement) baik tersurat ataupun tersirat. Misalnya seperti ini, “Tidak adanya catatan Purchase Requirement dan Purchase Order proses pembelian di departemen Purchasing (klausul 7.4.1)”. Yang menjadi Problem adalah “Tidak adanya”, Location adalah di departemen Purchasing, Objective adalah catatan Purchase Requirement dan Purchase Order, sedangkan Requirement adalah klausul 7.4.1 yang terdapat pada standard ISO 9001:2000. Itu bener gak ya??? gimana nih Pak Alvin (instruktur training dari Premysis Consulting).

Proses audit lebih kurang seperti itu tentu saja ditambah dengan rapat pembuka oleh koordinator auditor, rapat hasil temuan dan rapat penutup. Namanya juga simulasi jadi gak terlalu serius, mungkin nanti jika sudah turun ke lapangan dan melihat keadaaan sebenarnya jadi tambah tahu lagi. Berarti hal ini berhubungan dengan “jam terbang”, semakin sering mengalami jadi semakin banyak tahu. Ke depan tugas audit akan menjadi job desk saya, yang berarti bisa jalan-jalan nih ke luar kota, hehehe. Termasuk ke Jogja, dah lama juga gak maen ke kota santai itu.

Selain simulasi proses audit, ada workshop mengenai beberapa insiden yang kemudian dicari bentuk objective-nya dan dikaitkan dengan klausul pada standard ISO 9001:2000. Bentuknya seperti soal cerita yang menjebak dan penuh kata-kata yang bagi saya sulit dimengerti. Jadi ingat jaman SD dulu, banyak soal cerita matematika yang menjebak kemudian kita diminta menyelesaikan soal cerita tersebut dengan model matematika. Hanya saja kali ini soal ceritanya gak ada hubungannya dengan angka tetapi berhubungan dengan pemahaman proses dan menghubungkannya dengan klausul ISO 9001:2000. Lumayan bikin pusing membaca kalimat itu, coba perhatikan kalimat ini, sudah benar ato blum

“Ditemukan tidak adanya laporan pembelian barang di departemen Purchasing”

Kira-kira ada yang janggal gak dari kalimat itu???
Nahh yang begini ini yang agak bingung, kayanya musti training bahasa Indonesia yang baik dan benar atau malah training bahasa Legal.

Yang terakhir dari training ini ada ujiannya, untuk kelulusan minimal mendapat nilai 70 yang diambil dari kehadiran, tugas dan ujian akhir. Dilihat dari angkat 70, gak terasa berat sih tapi pas ujian akhir, brrgghh…gilak susah banget. Mudah-mudahan aja saya lulus dan menjadi auditor yang baik hati dan tidak sombong serta suka menabung, lohhhh…..