Setiap bulan kita melakukan pembayaran untuk suatu pemakaian produk atau jasa. Dengan asumsi tidak ada tunggakan, pasti ada tanggal tertentu setiap bulan yang biasa kita jadikan ritual pembayaran, misalnya ketika beberapa hari setelah menerima income bulanan. Tentu saja kita akan membayar sesuai jumlah tagihan yang dikirimkan. Pemakaian produk atau jasa bisa bermacam-macam, bisa mulai dari tagihan listrik, air ataupun pemakaian jasa telekomunikasi.

Khusus tagihan pemakaian jasa telekomunikasi, sampai saat ini pengiriman tagihan masih menggunakan jasa kurir untuk pengiriman ke alamat tagihan pelanggan. Lamanya pengiriman pun ada yang dalam beberapa hari saja sejak akhir bulan pemakaian dan bahkan ada tagihan yang tidak sampai ke pelanggan. Akibatnya pelanggan yang tidak mendapat tagihan pun lupa membayar karena tidak mendapat kiriman tagihan dan berdampak layanan jasa telekomunikasi yang digunakan akan di blok sementara.

Hal ini dikarenakan pengiriman tagihan yang terlambat ke pelanggan atau bahkan tidak dikirim sama sekali. Pengiriman tagihan tersebut masih menggunakan jasa kurir atau bisa disebut masih ‘manual’. ‘Manual’, karena tagihan masih menggunakan kertas tagihan yang dihasilkan oleh sistem dan diberikan kepada kurir untuk diantarkan ke alamat tagihan pelanggan yang bersangkutan. Hal ini masih bisa terjadi kesalahan yang terjadi dalam proses pengiriman tagihan tersebut. Kesalahan yang terjadi bisa dikarenakan sebagai berikut:
1. Kesalahan penulisan nama pelanggan.
2. Kesalahan penulisan alamat pelanggan.
3. Alamat tagihan yang tidak jelas.

Faktor-faktor tersebut seharusnya bisa dieliminir dengan mengubah metode pengiriman ’manual’ menjadi suatu proses yang cepat dan tepat. Proses inilah yang diyakini mampu mempercepat proses pengiriman tagihan sampai ke pelanggan yang bersangkutan.

Proses pengiriman tagihan bisa menggunakan email yang bisa di-’automatically generate’ langsung ke pelanggan. Artinya provider telekomunikasi harus membuat suatu proses yang akan langsung mengirimkan tagihan ke email pelanggan ketika akhir periode pemakaian jasa misalnya tanggal 1 setiap bulan. Selain proses pengiriman yang (jelas) jauh lebih cepat dibandingkan cara ’manual’, pengurangan pemakaian kertas (dan cost-nya) pun akan jauh meningkat. Hal ini dikarenakan pengiriman melalui sistem elektronis yang tidak memerlukan kertas. Keuntungan lengkapnya bisa dijabarkan sebagai berikut:
1. Proses pengiriman cepat, hanya dalam hitungan detik.
2. Pengurangan pemakaian kertas, yang berimplikasi pengurangan cost.
3. Pengalihan resource kurir ke departemen yang lebih membutuhkan.
4. Pengurangan cost pengiriman.
5. Kepuasan pelanggan.

Dengan meningkatnya pemakaian internet di Indonesia, hal ini dapat mendukung untuk proses pengiriman tagihan melalui email. Jadi gak perlu repot-repot untuk pengiriman ’manual’. Mungkin hanya satu effort yang dibutuhkan, yaitu membangun sistem ’automatically generate’ untuk membuat proses pengiriman tagihan melalui email berjalan dengan lancar dan tentu saja dengan monitoring proses tersebut, karena bukan tidak mungkin ada sedikit kesalahan yang diakibatkan oleh sistem.