Hari terakhir untuk internal audit mutu di kontak pelayanan perusahaan telekomunikasi yang sedikit lebih longgar dibanding kemarin. Hari ini kami mengaudit salah satu top management di kontak pelayanan tersebut. Adalah seorang General Manager yang kami audit, brrggghhh kelihatan banget bedanya antara mengaudit staff dengan mengaudit bos.

Bedanya terletak pada hal yang diaudit, yaitu jika staf yang diaudit maka hal yang audit berkisar pada operasional dan beberapa strategic planning, sedangkan jika mengaudit General Manager lebih dikonsentrasikan pada konseptual atau acuan yang digunakan staf untuk bekerja. Kefleksibelan waktu pun tetap menjadi hal yang perlu diperhatikan. Karena auditee pun mempunyai pekerjaan rutinitas atau pekerjaan lain yang mendesak. Sehingga sebisa mungkin audit tidak mengganggu proses pekerjaan yang sedang berjalan.

Hal-hal yang sedikit disayangkan adalah ada beberapa auditee tidak membawa dokumen yang diperlukan untuk diaudit. Para auditee tersebut beralasan tidak diberitahu oleh yang mengutus mereka mengenai hal apa saja yang harus dipersiapkan. Karena dalam internal audit mutu, pemeriksaan dokumen merupakan hal yang pasti dilakukan. Mulai dari kelengkapan, hingga atribut-atribut yang dipersyaratkan pada dokumen ISO 9001:2000.

Meskipun beberapa auditee tidak membawa dokumen yang diperlukan, auditor tetap bisa mengaudit dengan menanyakan beberapa hal yang krusial. Jika ada hal-hal yang auditor anggap masih kurang baik, maka auditor saat itu juga memberikan rekomendasi untuk perbaikan. Karena auditor bukan semata-mata mencari ketidaksesuaian tapi juga harus dapat memberikan saran atau usulan untuk perbaikan.

Setelah semua auditee telah diaudit, maka auditor harus melakukan meeting internal auditor untuk membahas hasil audit secara keseluruhan. Meskipun malam sebelumnya auditor telah melakukan meeting, tetap saja masih banyak hal-hal yang harus ditambahkan dalam hasil temuan auditor. Hasil temuan auditor tersebut dibeberkan dalam closing meeting yang dihadiri mulai dari staf hingga General Manager. Closing meeting ini berguna untuk memverifikasi hasil temuan kepada unit-unit terkait. Closing meeting juga sebagai forum dialog untuk negosiasi hasil temuan.

Setelah closing meeting selesai maka hasil temuan tersebut kami serahkan kepada para auditee untuk dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Tindakan perbaikan dan pencegahan tersebut juga harus dilaporkan kepada auditor dengan memberikan bukti bisa berupa dokumen atau hasil foto. Jadi pekerjaan auditor masih berlanjut sampai dengan dilaporkan hasil tindakan perbaikan dan pencegahan.

Dua hari ini menjadi hari yang begitu berharga untuk saya, karena menjadi suatu pembelajaran hal yang baru mengenai proses internal audit. Saatnya kembali ke Jakarta untuk melaporkan hasil audit dan tentu saja bawa oleh-oleh sudah menjadi hal yang wajib, hehehe.